Les dossiers RH numérisés peuvent être stockés dans des systèmes électroniques sécurisés avec protection par mot de passe et cryptage, ce qui garantit que les informations sensibles sur les employés sont protégées contre tout accès non autorisé. Cela réduit le risque de violation des données et garantit la conformité avec les réglementations en matière de protection des données.

La numérisation des dossiers RH élimine le besoin d'espace de stockage physique, d'impression et de fournitures papier, ce qui permet de réaliser des économies en matière de stockage, d'impression et de maintenance. Elle réduit également le risque de perte ou de détérioration des dossiers physiques, ce qui peut avoir des conséquences coûteuses.

Les dossiers RH numérisés peuvent être facilement partagés par le personnel RH ou d'autres personnes autorisées, ce qui facilite la collaboration et réduit la nécessité de transférer des dossiers physiques. Cela permet d'accélérer la prise de décision et d'améliorer la communication au sein du département des ressources humaines et dans l'ensemble de l'organisation.

La numérisation des dossiers RH contribue à garantir la conformité avec les exigences réglementaires, telles que les lois sur la tenue des dossiers et la conservation des données. Elle permet de retrouver facilement les informations lors d'audits ou de procédures judiciaires et réduit le risque de pénalités pour non-conformité.

La numérisation des dossiers RH réduit le besoin de documentation papier, ce qui se traduit par une diminution des déchets papier et de l'impact sur l'environnement. Elle s'inscrit dans le cadre des initiatives de développement durable et encourage les pratiques respectueuses de l'environnement.