Gedigitaliseerde HR-bestanden kunnen worden opgeslagen in veilige elektronische systemen met wachtwoordbeveiliging en versleuteling, zodat gevoelige werknemersinformatie wordt beschermd tegen ongeoorloofde toegang. Dit vermindert het risico van gegevensinbreuken en zorgt ervoor dat de regelgeving inzake gegevensbescherming wordt nageleefd.

Door HR-dossiers te digitaliseren, zijn er geen fysieke opslagruimte, afdrukken en papieren benodigdheden meer nodig, wat leidt tot kostenbesparingen in verband met opslag, afdrukken en onderhoud. Het vermindert ook het risico van verlies of beschadiging van fysieke bestanden, wat kostbare gevolgen kan hebben.

Gedigitaliseerde HR-dossiers kunnen gemakkelijk worden gedeeld door HR-personeel of ander geautoriseerd personeel, waardoor samenwerking wordt vergemakkelijkt en de noodzaak van fysieke dossieroverdracht afneemt. Dit zorgt voor snellere besluitvorming en betere communicatie binnen de HR-afdeling en in de hele organisatie.

Het digitaliseren van HR-dossiers draagt bij aan de naleving van wettelijke voorschriften, zoals wetten op het bijhouden van gegevens. Informatie kan gemakkelijk worden teruggevonden tijdens audits of juridische procedures en vermindert het risico van boetes wegens niet-naleving.

Het digitaliseren van HR-dossiers vermindert de behoefte aan papieren documentatie, wat leidt tot minder papierafval en minder impact op het milieu. Het sluit aan bij duurzaamheidsinitiatieven en bevordert milieuvriendelijke praktijken.